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   会议服务与接待
会议流程
作者:     文章来源:     更新时间:2012/3/22 23:27:42    访问次数:2304

★准备工作
1 接到会议(会展)意向后,合理报价立即回复,并提出我方的合理化建议。
2 可为客户进行会议(会展)的设计与策划服务。
3 根据要求预定酒店,会议(会展)场地、车辆等。
4 准备会务用品:代表证、会徽、纪念品。
5 提供公关礼仪、文秘、翻译服务,代租会务所需设备。


★会议接待
1 会议(会展)场所的布置:欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮料、设备测试等。
2 按客户需要安排接送与会宾客,协助会务组办理宾客签到等工作。
3 会议用餐及宴会安排。
4 会后旅游、娱乐考察等活动。
5 提供返程飞机票、火车票。



一般而言,作为专业的会展公司承接/代理各类会议及展览,大多经过以下几个环节:

1、策划 作为专业的会展代理公司,我们提供会展企划代理,告诉我们你的想法或者点子,我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等。

2、咨询 在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择——譬如在预算范围内最适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。

3、考察 如果您认为沟通后可以相信我们,那么我们可以进入这个阶段——我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务。

4、确定 这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议。

5、执行 严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

6、结算 双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算。

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