• 武夷山旅游网|武夷山自驾车旅游|武夷山自助游|武夷山跟团游|武夷山酒店宾馆预订|武夷山商务会议策划与服务|武夷山团队拓展培训|武夷山旅游景点|武夷山大红袍|武夷山景点介绍|武夷山风光|武夷山茶叶
武夷山嘉年华客服中心
免费预订服务电话:0599-5231286
散客拼团:  0599-5231286   点击这里给我发消息  178215446
独立成团:  0599-5231286   点击这里给我发消息  1812611387
自驾车游:  0599-5231289   点击这里给我发消息  178215446
商务会议:  0599-5231289   点击这里给我发消息  1812611387
酒店预订:  0599-5231286   点击这里给我发消息  1812611387
图文传真:  0599-5231296
武夷山旅游游客意见回访 更多>>
  • 客户满意度:97.7619047619048%
  • 已有21人参与点评
  • 葛均江:满意度100%
  • 余经理,我是7.12日六个人一起旅游...
  • 吴春莲:满意度100%
  • 预订了3张印象大红袍的门票,客服很...
  • 魏火旺:满意度100%
  • 导游服务很好,酒店已还可以比别家...
  • 徐平:满意度100%
  • 武夷山风景绝佳,这次武夷山之旅很...
   会议服务与接待
各部门会议接待程序
作者:     文章来源:     更新时间:2012/3/22 23:33:09    访问次数:2483
 
一、销售部接待程序:
销售部在获取客户在酒店举办会议的信息后,应着手做以下工作:
1、及时与会务方负责人进行联络
(1)清楚了解会议性质(属接待工作、还是商务活动,是否有重要嘉宾参加等)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);
(2)若属大型、重要的会议接待,在和客户商定有关接待细节后,应及时向部门主管领导汇报情况,由部门主管领导召开协调会议,统筹整个会议的接待工作。
2、落实会议场地和房间数量
在会议洽谈协商的过程中,应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节,做好记录,尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后,应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。
3、商谈价格
当确认场地及客房的安排没有问题后,应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容,应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。
价格政策是相对固定的,如超出自己的权限,应及时向主管领导请示。
4、签订会议协议,收取会议押金
当会务方已确认所有会议细节后,双方应根据要求及承诺签订会议协议,并依照协议收取相应的会议押金;
5、下发会议接待通知单
签订好会议协议后,根据双方协商的具体内容和有关细节,填写会议接待通知单,经核对无误,下发至各部门,并保存该次会议的档案;
6、会议接待
发出会议接待通知单后,需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系,协调会场的布置,跟踪会议进程;
7、会议结账
会议结束,若客户消费挂账,其帐务由销售部和财务部共同催收,餐饮部给予协助;
8、会议送别
恭送会务方领导及办会负责人,为宾客留下美好感受;同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人,加深友情;
9、会议结束
会议结束,视需要召开总结会,分析会议接待的得失,并将客户意见反馈至相关部门,同时销售部应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待活动,可撰稿送媒体发表。
二、房务部接待程序:
房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后,应做到:
1、会议接待的前期工作
(1)熟悉、了解会议接待通知单的内容;
(2)了解结算方式,收费项目、联系人和费用签单人;
(3)落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间,了解房间是否需要开通长途电话、加床;
(4)落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等;
(5)落实参会嘉宾是否分批到达;
(6)负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。
2、会议排房
按会议接待要求安排相应的房间,在房类资源充足的情况下,房间安排力求集中,同时也可选择安排同类客房中处于最佳状态的房间。
3、会议空房
确认会议定房,落实好具体房间后,将预定内容输入电脑并确定房号。
4、会议嘉宾入住
(1)在会议客人到店前一天,与销售部就会议接待用房事宜进行核实,至少前一天排房,做好一切宾客入住前的准备工作;
(2)会议宾客到达前,准备好房卡及团队会议分发一览表;对于重要客人,可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处,由当值大堂副理在客人到达前检查房间,确保房间处于正常状态;
(3)当会议宾客抵店后,按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续,并由行李员及时运送客人的行李。若遇问题,及时与销售部会议接待负责人联系。
5、会议嘉宾离店
(1)礼宾官接待信息,应及时协助客人收送行李;
(2)前台收银处快速结账;
(3)协助客人安排好车辆。
6、关注重要宾客的消费习惯,收集整理客史资料。
三、餐饮部接待程序
餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后,应做到:
1、会议接待前期工作
(1)做好记录,根据会议接待通知单,准确掌握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递;
(2)根据会议接待通知单及会务方的要求,至少提前半天布置会场;
(3)由宴会主管按酒店服务标准和客户要求检察会前准备情况(会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等),发现问题立即整改,力求没有疏漏;
(4)提前两天跟进会务方及销售部会议联络人,确定会议茶歇、用餐餐标及特殊要求,并为会议客人预留用餐场所。
2、会议接待中
(1)安排优秀礼仪人员,在会议召开前40分钟到场,引领参会嘉宾;
(2)跟进会议服务及协助客人处理会间特殊事项;
(3)协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务,准备与会务方负责人结账。
3、会议结束
(1)宴会服务人员跟进会议结帐工作;
(2)帮助会议客人整理会议遗留物品。
4、会议用餐及送别
(1)引领会议客人用餐,并提供优质服务;
(2)做好餐饮帐务的结账工作。
5、送别
(1)恭送会议客人,为宾客留下美好感受;
(2)客人离店后,若遗留下贵重物品,应尽快联系交换客人。
6、整理会议客户资料,总结会议接待得失。
  四、其他相关部门请参照销售部所下发会议接待通知单,做好相应接待工作。
上一篇 会议流程
下一篇 以最专业的组织水准为您的会议(会展)提供全方位服务
  • 关于我们  |   公司简介  |   联系我们  |   法律声明  |   网站导航  |   付款方式  |   友情链接  |   后台管理  
  • 版权所有:武夷山市嘉年华国际旅行社有限公司ICP备案号:闽ICP备17024753号公司地址:武夷山市度假区旅游商贸城7#B幢4层(1)403

    联系电话:0599-5231286 5231289  传真:0599-5231296

  • 本网站部分资源来源于网络,如有侵权请联系站长以便及时处理